【ステップ1】利用ガイドラインを策定し、「使っていい環境」を整える

推進活動の第一歩は、社員が安心して生成AIを使える環境を整備することです。多くの社員が利用をためらう背景には、「何を入力していいのか分からない」「情報漏洩が怖い」といったセキュリティへの懸念があります。

まずは、以下のような項目を盛り込んだ、分かりやすい利用ガイドラインを策定し、全社に周知しましょう。
 

• 利用目的と基本方針：「業務効率化を目的とし、積極的な活用を推奨する」といったポジティブな方針を示す。
  
• 入力禁止情報：個人情報、顧客情報、社外秘の技術情報など、具体的なNG項目を明記する。
• 利用範囲：どのような業務での利用を推奨するか（例：メール文案作成、情報収集、議事録要約など）。
• 利用時の注意点：生成された情報の正確性は必ず人間が確認する（ファクトチェック）など、責任の所在を明確にする。

 

明確なルールがあることで、社員は「ここまでなら大丈夫」という判断基準を持つことができ、活用の心理的ハードルが大きく下がります。

 

【ステップ2】活用事例を共有し、「自分ごと化」を促す

次に、「どう使えば便利になるのか」という具体的なイメージを社内に浸透させます。一部の先行して活用している社員の成功体験は、他の社員にとって最高の教科書となります。
 

• 活用事例の募集と共有：
  「こんな業務で使ったら、作業時間が半分になった」「顧客への提案書の構成案作成に役立った」といった具体的な事例を募集します。集まった事例は、社内ポータルやチャットツールで定期的に発信し、誰でも見られるようにします。
• 活用コンテストの開催：
  優れた活用方法や、業務改善効果が大きかった事例を表彰する「活用コンテスト」も有効です。「あの人の使い方を真似してみよう」という動機付けになり、全社的な活用機運を一気に高めることができます。

 

身近な同僚の成功事例に触れることで、他の社員も「自分のこの業務にも使えるかもしれない」と、活用を「自分ごと」として捉え始めます。

 

【ステップ3】実践的な研修で、全社員のスキルを底上げする

ガイドラインと成功事例で「使っていいんだ」「こう使えばいいんだ」という土壌ができたら、最後のステップとして、全社員のスキルを底上げする研修を実施します。研修では、ツールの基本的な操作方法だけでなく、「プロンプト（指示・命令文）の書き方のコツ」といった、より効果を引き出すための実践的なスキルを学ぶことが重要です。研修内容の例は下記の通りです。
 

• 優れた回答を引き出すプロンプトの基本構造（役割、目的、制約条件など）
• 部署・職種別の業務に合わせた活用シナリオの実践演習（例：営業向けの提案メール作成、マーケティング向けの記事構成案作成など）
• 実際にPCを操作しながら、その場で成果を体感できるワークショップ形式

 

実際に手を動かし、「なるほど、こう書けばいいのか！」という成功体験を得ることで、研修後、社員が自律的に業務で活用できるようになります。

 

ここまで生成AIの活用推進の方法をご紹介しましたが、「推進を担う人材やリソースが足りない」「自社の業務に合った研修内容を考えるのが難しい」といったお悩みもよくお伺いします。

弊社では、そのような企業様向けに、貴社の業務内容や対象の方のITリテラシーに合わせて内容をカスタマイズした研修をご提供するなど、生成AI活用に関するご支援をしております。 ツールの基本操作から、特定の業務に特化したプロンプト作成演習まで、貴社の課題解決に直結するプログラムをご提案いたします。

生成AIの導入・活用推進に関するお悩みがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。